В ДВ, бр. 54 от 25.06.2024г. са обнародвани изменения и допълнения на Наредба № РД-07-2 от 16.12.2009 г. за условията и реда за провеждането на периодично обучение и инструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд.
27.09.2024 г. е дата на която Измененията на наредбата влизат в сила.
Това е срокът, в който да се променят и/или въведат вътрешнофирмени актове, да се актуализират книгите за инструктаж или да се предприемат други организационни дейности.
Промените са свързани с:
- Допускане на дистанционна форма на инструктаж
- Начините за документиране на инструктажит
- – Книги за инструктаж
- – Електронни документи
- Работа от разстояние – допускане на съвместяване на началния и инструктажа на работното място
- Отмяна на служебната бележка
- Изисквания за ежедневен инструктаж при работа с опасни химични агенти
- Допълнение на основанието за издаване на наредбата
Допускане на дистанционна форма на инструктаж
В чл. 10 е създадена нова ал. 4, съгласно която:
Формите за провеждане на инструктажите по безопасност и здраве при работа са присъствена и дистанционна.
Изискванията по отношение на дистанционното провеждане на инструктажи са уредени в нови чл. 11а и 11б на наредбата.
- За дистанционно провеждане на инструктаж трябва да се използват „информационните и комуникационните технологии“.
- За преминаване към дистанционно провеждане на инструктажи, е необходимо предварително да са разработени и утвърдени фирмени правила.
Правилата трябва да съдържат:
- видът на информационните и комуникационните технологии за провеждане на инструктажите по безопасност и здраве при работа;
- редът и условията за използването им.
през вътрешна електронна система, чрез използване на електронна система от външен доставчик или чрез изпращане по имейл на материали или по някакъв друг начин и той да бъде определен. в писмени правила.
Дистанционно проведените инструктажи могат да бъдат документирани и по двата допустими начина – на хартия или с електронни документи.
Преди провеждане на дистанционния инструктаж работещите трябва да бъдат запознати с правилата.
Документиране на инструктажите – допускат се два начина за документиране на инструктажите:
- в книги за инструктаж (т.е. на хартия) – техният вид е определен в приложение №1. Това са старите книги, във вида на които също има изменения;
- в електронни документи, изискванията към които са определени в новия чл. 11б, ал. 2 и 3.
Книги за инструктаж
- Изисква се вписване само на две имена на работещия – име и фамилия.
- В книгата за ежедневен инструктаж е премахната колоната „работен номер“.
Електронни документи
На първо място електронните документи трябва да съдържат данните, които са в съответния образец на книгите за инструктаж (Чл. 11б.(2))
Подписването им става само с усъвършенстван или квалифициран електронен подпис, който се осигурява за сметка на работодателя.
Документите се съхраняват в трудовото досие на работещия. Това навежда на мисълта и за наличие на електронно трудово досие или поне наличие на комбинация от хартиено и електронно трудово досие (за да могат да се съхраняват електронните документи за инструктажите).
За електронните подписи
Съгласно Регламент(ЕС) № 910/2014 електронните подписи биват:
- обикновен „електронен подпис“ – дефинира се като „данни в електронна форма, които се добавят към други данни в електронна форма или са логически свързани с тях, и които титулярят на електронния подпис използва, за да се подписва“;
Пример: натискане на виртуални бутони в уебсайтове и мобилни приложения; поставяне на отметка в полета (чекбокс); натискане на електронни препратки (линкове) в имейли; изпращане на SMS-и с кодове за потвърждение, а дори и полагане на саморъчен подпис върху хартиен документ, неговото сканиране (напр. в pdf формат) и изпращането на така сканирания е-документ от уговорен между страните имейл адрес.
За обикновен електронен подпис се счита:
– с използване на електронна карта за достъп
– използване на електронна система за контрол на резултати от проверки на обекти, като резултатите се въвеждат от служителя с предоставен от работодателя таблет;
– размяна на кореспонденция по имейл.
Съгласно изискванията на Наредбата не се допуска документиране на инструктажите с обикновен електронен подпис!
Допустимият начин на документиране е САМО с усъвършенстван или квалифициран електронен подпис:
„усъвършенстван електронен подпис“ е електронен подпис, който отговаря на следните изисквания кумулативно, т.е. на всяко едно от тях:
- може да идентифицира титуляря на подписа – в правната литература като пример се посочва „идентифициране посредством потребителско име и уникална парола, въвеждани на ръка“ и „идентифициране на служебната информация от токен устройства“;
- свързан е по уникален начин с титуляря на подписа – в правната литература като пример се дава въведените правила и процедури, въведени в организацията, чрез които ясно може да се докаже, че на точно този човек са предоставени уникалното потребителско име и парола/съответното токен устройство;
- създаден е чрез данни за създаване на електронен подпис, които титулярят на електронния подпис може да използва с висока степен на доверие и единствено под свой контрол – например лицето физически е собственик на токена с въведено задължение да не го предоставя на трети лица или чрез отдалечен достъп посредством защитен профил до дадена система, където само титулярят може да активира функционалността за подписване;
- свързан е с данните, които са подписани с него, по начин, позволяващ да бъде открита всяка последваща промяна в тях – логиката е използваната технология да гарантира сигурността на съдържанието на е-изявлението, като позволява установяването на всякакви последващи промени в него. В правната литература като примери се посочват криптиране на връзката посредством симетрични ключове, генерирани от токен устройство; използване на специализирани приложения за електронно банкиране; при вече идентифициран автор посредством потребителско име и/или парола – изграждане на свързаност посредством различни протоколи (VPN, HTTPS, SFTP и др.), използване на асиметрични криптографски технологии като сертификати за публичен ключ, генерирани от организацията и съхранявани в информационната система на клиента.
„квалифициран електронен подпис“ (КЕП) е усъвършенстван електронен подпис, който е създаден от устройство за създаване на квалифициран електронен подпис и се основава на квалифицирано удостоверение за електронни подписи;
С други думи този подпис трябва да отговаря кумулативно на горните четири изисквания и допълнително е издаден от доставчик на квалифицирани удостоверителни услуги, т.е.:
– създаден е от устройство за създаване на КЕП;
– основава се на квалифицирано удостоверение за електронни подписи.
Заложена е разликата между допустимите електронни подписи в Наредба за вида и изискванияра за създаването и съхранението на електронни документи в трудовото досие на работника и служителя и и Наредба РД-07-2/16.12.2009 г.
| Наредба за електронното трудово досие | Наредба РД-07-2/16.12.2009 г. за инструктажите |
| Позволява документите в досието да са подписани с всякакъв е-подпис, съответстващ на Регламента, т.е. допустим е и обикновения (например чрез волеизявление по имейл). |
Електронните документи, свързани с документиране на инструктажите, макар и посочено, че се съхраняват в трудовото досие на работещия, могат да бъдат подписвани само с усъвършенстван или квалифициран електронен подпис. |
Допускане на съвместяване на началния и инструктажа на работното място при работа от разстояние
Допускането е чрез изменение на чл. 11, ал. 4, в която се допълва текста: В предприятия с по-малко от 50 работещи и/или с ограничен обем на производствени дейности, както и на работещи, които извършват работа от разстояние, се допуска едновременното провеждане на началния инструктаж и инструктажа на работното място.